الدليل الشامل لتسهيل عمليات الإنجاز الذاتية نصائح واستراتيجيات وتحديات إدارة عمليات الإنجاز

إن وصولك لهذا الدليل يعني أنك تملك فكرة بداية مشروع تجاري إلكتروني أو أنك للتو بدأت، وفي أي بداية مشروع تحاول البحث عن طرق تساعد في نمو وتطور المشروع بأقل التكاليف. احدى الطرق التي تقلل بها تكاليف إدارة المشروع هي الإدارة الذاتية لمخزون المتجر، ما هي الإدارة الذاتية للمخزون؟ وكيف تقوم بإدارة فعالة في تسهيل عمليات الإنجاز؟ وما هي تحديات إدارة عمليات الإنجاز الذاتية؟

يتمثل مصطلح (تسهيل عمليات الإنجاز) على مفهوم إدارة الطلبات من استلام الطلب ومعالجته وشحنه للعميل وهذه العمليات يمكن إدارتها من قبل المتجر مباشرة أو الإستعانة بمصادر خارجية لمزود خدمات لوجستية (3PL). وبالنسبة لأي عمل تجاري، تعد استراتيجية تنفيذ الطلبات الإلكترونية مهمة لتحقيق النجاح في سوق تنافسي وبناء ثقة العملاء في المتجر.

تتضمن إدارة أعمال التجارة الإلكترونية الكثير من المسؤوليات، تحتاج لتوفير منتج ما وتقديمه للمستفيدين وتسويقه عبر إنشاء موقع ويب وعلامة تجارية وإدارة الطلبات وشحنها للعملاء وتوفير خدمة العملاء وإدارة العديد من الموظفين. ومع وجود الكثير من المهام والمسؤوليات فإن أكثر المشاكل شيوعًا في مجال التجارة الالكترونية هي تلبية الطلبات وفي هذا الدليل سنقدم لك كل ما تحتاجه لبدء إدارة مخزون متجرك بنفسك.

ما هي الإدارة الذاتية للمخزون في التجارة الإلكترونية؟

إن إدارة المخزون الذاتية تعني أن المتجر الالكتروني يقوم بتنفيذ جميع مهام إدارة المخزون من استلام وتعبئة وتغليف وشحن الطلبات.يقوم صاحب المتجر في بداية المشروع بتلبية الطلبات بنفسه وذلك لبطء المبيعات، قد يستغرق الأمر بضع ساعات لكل أسبوع.

تحديد استراتيجية تنفيذ الطلبات المناسبة لك:

لكل شركة أو مشروع أو متجر أهداف واحتياجات مختلفة ولذلك لا توجد استراتيجية واحدة يمكن استخدامها في جميع المجالات، فهناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اتخاذ أي قرار بشأن إدارة شركتك أو مشروعك أو متجرك.

حجم المشروع وحجم المبيعات:

• كم عدد المنتجات التي تبيعها؟
• هل تقدم منتجات تخدم المستهلك أو منتجات تخدم قطاع الأعمال؟
• كم عدد الطلبات التي يتم تنفيذها شهريًا؟
• ما حجم نمو المنتجات والطلبات في الربع القادم والسنة التالية؟

إن كمية المنتجات التي تقدمها وحجم الطلبات يشكلان عاملًا مهمًا في تحديد استراتيجية تنفيذ الطلبات التي تناسب مشروعك. إذا كان حجم المنتجات والمبيعات قليل فمن المنطقي أن تقوم بإدارة الطلبات بنفسك بدلًا من الاستعانة بمصادر خارجية وذلك أكثر فعالية من ناحية التكاليف (لا تحتاج إلى مستودع أو نظام إدارة مخزون معقد لتتبع الطلبات) أما إذا كنت تتطلع لزيادة حجم المنتجات والمبيعات فإنك ستتجاوز القدرة على إدارة الطلبات بكفاءة عالية بنفسك.

كيف تدير طلبات المتجر بنفسك؟

إن قرار إدارة المخزون بنفسك يحتاج إلى نظام لبدء تسهيل عمليات الإنجاز، وفيما يلي الخطوات اللازم اتباعها في إدارة الطلبات:

• معالجة الطلب: رتب طريقة تلقي إشعار كل مرة يشتري العميل من متجرك وتأكد من متابعة استقبال الطلبات أول بأول لضمان دقة وسرعة إعداد الطلب، إما أن تكون عن طريق تواصل مباشر مع العميل أو عن طريق متابعة موقع متجرك إن وجد.
• تعبئة الطلب: اعداد الطلب للزبون يحتاج إلى تعبئة في صناديق وعلب مناسبة، احرص على اختيار الحجم والوزن المناسب للمنتج وذلك تفاديًا لتكاليف الشحن أو استخدام حجم صناديق غير مناسب لحجم المنتج، ربما تحتاج بعض المنتجات إلى مواد حماية وتغليف مثل: أكياس الفقاعات أو حشو قطع ورق مجعدة؛ لتحمي المنتجات داخل الصندوق.
• حزم الطلب: تحقق من أن المنتجات صحيحة وكاملة ومغلفة بطريقة سهلة لتقديم تجربة فتح صندوق رائعة للعملاء.
• شحن الطلب: خصص أيامًا معينة لشحن الطلبات بدلا من شحنها على حدى، وفي حال كبر المشروع يمكنك جدولة مواعيد الشحن مع شركة الشحن وبذلك لن تكون مضطرا لانتظار المزيد من الطلبات للشحن في وقت واحد.
• تتبع الشحنة إلى وجهتها النهائية: لا ينتهي دورك في تسليم الطلبات لشركة الشحن، بل تتمثل الخطوة الأخيرة لضمان جودة الخدمة المقدمة لعملائك في تتبع الطلبات الالكترونية وتشمل على تواريخ الوصول المقدرة وتحديث مسار الشحنة، إن لم تكن على دراية بمسار شحنة طلبات عملائك توقع الكثير من الاستفسارات من العملاء. كذلك كن على استعداد للتعامل مع عمليات الرجيع عبر الإنترنت

مزايا إدارة عمليات الإنجاز ذاتيًا:

• التحكم كليًا في تسهيل عمليات الإنجاز في المخزون من تجميع وتعبئة وشحن الطلب.
• بالنسبة للمشاريع الناجحة فهي أقل تكاليف، ستتحمل فقط تكاليف الشحن.

التحديات اللوجستية في تنفيذ الطلبات ذاتيًا:

إن تنفيذ طلبات المتاجر الإلكترونية ذاتيًا ليست بالأمر السهل خاصة إن كنت تلبي الطلبات من المنزل، فيما يلي نستعرض أهم المشاكل التي يجب أن تكون على استعداد تام لها:

• صعوبة التوسع: إن إدارة تجارة إلكترونية ناجحة تزيد من حجم الطلبات ومع هذه الزيادة تضعف القدرة على التوسع في المتجر وتجعلك خارج السيطرة على تنفيذ الطلبات، كن مستعد لمواجهة زخم من عدد الطلبات ومتابعتها و تجهيزها وشحنها للعملاء في أسرع وقت.
• عقدة تتبع الطلبات: لا تخلو شركات الشحن من مشاكل عديدة مثل تأخر الشحنات أو ضياعها أو تلفها، قم بتوفير طريقة تتبع الشحنات لعملائك وكن مستعدا لإبلاغهم التحديثات أولًا بأول.
• تكاليف الشحن: شحن منتجات المشاريع الصغيرة مكلف؛ وذلك لأن شركات الشحن تقيس المسافة ما بين منشأ الطرد ومكان التسليم وكلما زادت المسافة زادت قيمة الشحن وتكلفته. ان كان متجرك يخدم جميع المناطق والدول فلن يكون تنفيذ الطلبات ذاتيًا خيار جيد لك، هنا أنت بحاجة لطرف ثالث لوجستي والذي يتميز بتوفير تكلفة أقل مع شركات الشحن، على سبيل المثال ما تقدمه سلاسة من خدمات لوجستية في تقديم مزايا الشحن المحلي والدولي بأقل تكلفة.
• ضياع الوقت: عندما تكون المسؤول الأول في تجهيز الطلبات و تعبئتها وشحنها يستغرق وقت أطول ويشغلك عن التفكير في نمو المشروع وتوسعه، مثل بناء شراكات وتسويق المتجر وتحسين خط الانتاج.

متى تحتاج لطرف مزود خدمات لوجستية (3PL)؟

أما إن كنت ترغب في توظيف مزود خارجي يقوم عنك بجميع العمليات ويدير المخزون والطلبات وتريد أن تعرف متى تحتاج لطرف مزود خدمات لوجستية، فيما يلي أهم الأسباب التي تتطلب وجود طرف مزود خدمات الوجستية:

• حينما يزداد حجم مشروعك وتأتيك الطلبات يوميًا وتحتاج لأيدي عاملة تقوم بإنجاز العمليات، هنا أنت بحاجة لمزود خدمات لوجستية يعينك على إيفاء الطلبات بوقتها دون تأخير أو خطأ.
• تكاليف إدارة المخزون باهظة الثمن فأنت بحاجة لمعدات ومكان وأيدي عاملة، فإن الاستعانة بطرف مزود خدمات لوجستية يوفّر عليك الكثير من التكاليف.
• إن إدارة المخزون الذاتية تهدر وقتك عن العمل في جوانب المشروع الأخرى مثل: التسويق وتوسع المشروع وتحسين المنتج، فإن وجود طرف مزود خدمات لوجستية يتيح لك فرصة أكبر للتركيز على العمليات المربحة.

وختامًا، إن مهمة تسهيل عمليات الإنجاز الذاتية هي الخطوة الأولى لكل أصحاب المشاريع والمتاجر الإلكترونية لأطول فترة ممكنة، حيث إنها تعتبر الخطوة الأولى نحو مشروع تجاري ناجح وخطوة مهمة في توفير أكبر قدر من التكاليف في ظروف البداية.